Οι ενεργοί μήνες είναι σημαντικοί για μια επιχείρηση παροχής υπηρεσιών υπαίθρου, αλλά υπάρχει μεγάλη διαφορά μεταξύ της επιβίωσης και της ευημερίας όταν τα πράγματα είναι απασχολημένα.
Αν και συχνά είναι κερδοφόρα, η πολυάσχολη σεζόν σημαίνει ότι έχετε πολλή δουλειά στο πιάτο σας, κάτι που μπορεί επίσης να οδηγήσει σε πολύ άγχος για εσάς και την ομάδα σας. Εάν είστε προετοιμασμένοι για τους πολυάσχολους μήνες, μπορεί να σημαίνει λιγότερο άγχος, περισσότερη παραγωγικότητα, περισσότερα κέρδη και πιο ευτυχισμένους πελάτες. Εν ολίγοις: επιβίωση και ακμάζουσα.
Αλλά αν δεν είστε προετοιμασμένοι ή απλά παλεύετε να περάσετε την εβδομάδα μέχρι να υποχωρήσουν ξανά τα πράγματα, κινδυνεύετε να αγχώσετε την ομάδα σας, τους πελάτες σας και την κατάληξή σας. Μπορεί να επιβιώσετε, αλλά θα πρέπει να τα ξανακάνετε όλα τελικά.
Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να διασφαλίσετε ότι η ομάδα σας όχι μόνο θα επιβιώσει κατά τους πιο πολυσύχναστους μήνες του έτους, αλλά θα ευδοκιμήσει και μέσα από αυτούς.
Προετοιμαστείτε για το Απροσδόκητο
Το “Be προετοιμασμένος” είναι κάτι περισσότερο από ένα σύνθημα, είναι το κλειδί για την ευημερία. Μετά από μερικά χρόνια στην επιχείρηση, πιθανότατα θα έχετε μια γενική αίσθηση για το πότε τα πράγματα αρχίζουν να κορυφώνονται και πότε αρχίζουν να επιβραδύνουν ξανά. Αλλά με την πάροδο του χρόνου αυτές οι περίοδοι αιχμής μπορεί να μετατοπιστούν.
Οι επιχειρήσεις ελέγχου παρασίτων, για παράδειγμα, συνήθως αρχίζουν να γίνονται πιο απασχολημένες με την εποχή των τερμιτών γύρω στον Απρίλιο, τον Μάιο και τον Ιούνιο. Ωστόσο, ο υπερβολικά ζεστός καιρός τον Μάρτιο ή οι θερμότερες θερμοκρασίες τον Ιούνιο μπορούν να ξεκινήσουν νωρίς τη σεζόν ή να την παρατείνουν περισσότερο από το αναμενόμενο.
Αυτό σημαίνει ότι συνήθως πιο αργοί μήνες θα σας κάνουν να εργάζεστε απροσδόκητα υπερωρίες. Το καλύτερο στοίχημά σας είναι να έχετε ένα σχέδιο ή μια διαδικασία για τον τρόπο με τον οποίο η ομάδα σας θα χειριστεί τους πολυάσχολους μήνες, να το σημειώσετε και να βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοι και οι τεχνικοί του πεδίου κατανοούν πώς να προσαρμοστούν εάν τα πράγματα αλλάξουν ξαφνικά.
Μην μικροδιαχειρίζεστε
Φυσικά, όταν τα πράγματα είναι απασχολημένα, μπορεί να είναι δελεαστικό να θέλετε να επιβλέπετε κάθε πτυχή της επιχείρησης μόνοι σας για να βεβαιωθείτε ότι τίποτα δεν πέφτει στα σκασίματα. Ωστόσο, μέρος του λόγου που θέλετε να δημιουργήσετε ένα σχέδιο ή μια διαδικασία για τους υπαλλήλους σας κατά τη διάρκεια πολυάσχολων μηνών είναι να έχουν την αυτοπεποίθηση ότι θα λειτουργούν ομαλά θα λιγότερη επίβλεψη.
Αντί να μικροδιαχειρίζεστε τον χρόνο των εργαζομένων, ενδυναμώστε την ομάδα σας ή αναθέστε ρόλους σε άλλους που κανονικά θα αναλάβατε εσείς.
Αυτό όχι μόνο θα βοηθήσει τα πράγματα να λειτουργούν πιο αποτελεσματικά και θα εξοικονομήσει χρόνο για την ομάδα σας (δεν θα χρειάζεται να σας αναβάλλουν για κάθε μικρή εργασία), αλλά θα σας δώσει επίσης χρόνο να εστιάσετε σε πιο σημαντικά στοιχεία της επιχείρησης, όπως η προετοιμασία για την επιβράδυνση μόλις έρθει.
Θέστε ρεαλιστικές προσδοκίες
Ανεξάρτητα από το πόσο απασχολημένο είναι, θέλετε να δημιουργήσετε προσδοκίες με τους γύρω σας. Αυτό περιλαμβάνει:
- Υπαλλήλους – Θα πρέπει να γνωρίζουν ποιες διαδικασίες και δουλειές να αναλάβουν και ποιες να αφήσουν μέχρι να επιβραδυνθούν ξανά τα πράγματα.
- Οι πελάτες – Θα πρέπει να γνωρίζουν εάν οι χρόνοι αναμονής θα είναι μεγαλύτεροι ή αν θα αλλάξουν τα χρονοδιαγράμματα.
- Οικογένεια και φίλοι – Θα πρέπει να ξέρουν αν θα έχετε περισσότερες απαιτήσεις από το χρόνο σας που μπορεί να αλλάξουν τη δυναμική σας προσωρινά.
Θέλετε να δημιουργήσετε προσδοκίες για το πώς θα ανταποκριθείτε στα αιτήματα και θα ανταποκριθείτε στις υποχρεώσεις, τόσο στη δουλειά όσο και εκτός αυτής. Θα μπορούν οι υπάλληλοι να σας καλέσουν στο σπίτι εάν προκύψει κάτι; Θα ξέρει η οικογένειά σας γιατί αργήσατε έξω; Θα γνωρίζουν οι πελάτες γιατί αργούν τόσο πολύ να απαντηθούν οι κλήσεις τους;
Το πιο σημαντικό είναι να είμαστε ρεαλιστές. Είναι προτιμότερο να υποσχόμαστε λιγότερες υποσχέσεις και να παραδίδουμε υπερβολικά, επομένως, εάν γνωρίζετε ότι υπάρχουν αντίγραφα ασφαλείας για τα χρονοδιαγράμματα ή τις κλήσεις, να είστε ξεκάθαροι σχετικά με το τι σημαίνει αυτό για εσάς και την ομάδα σας.
Εστίαση στις εργασίες διαχειριστή
Μέρος του λόγου για την ανάθεση, την ενδυνάμωση και τον προγραμματισμό εκ των προτέρων είναι έτσι ώστε ακόμα και όταν τα πράγματα αρχίζουν να μπορείτε να εστιάσετε σε όλες τις μικρότερες εργασίες που συχνά πέφτουν στα κενά. Η γραφική εργασία, ο προγραμματισμός και το απόθεμα συχνά πάνε πίσω στην εξυπηρέτηση πελατών όταν τα πράγματα είναι απασχολημένα. Αλλά αυτή η προσέγγιση αφήνει περισσότερη δουλειά για την ομάδα σας μόνο όταν τα πράγματα επιβραδύνουν ξανά (που σημαίνει ότι δεν θα έχετε ποτέ ένα πραγματικό διάλειμμα).
Εάν είναι δυνατόν, αφιερώστε λίγο χρόνο κατά τη διάρκεια της ημέρας για να προγραμματίσετε τις εργασίες διαχειριστή που θα ολοκληρωθούν και, εάν είναι απαραίτητο, προσλάβετε έκτακτους υπαλλήλους ή ασκούμενους για να σας βοηθήσουν με τα μικρά πράγματα μέχρι να σταθείτε ξανά στα πόδια σας.
Ενθαρρύνετε τα Διαλείμματα
Είναι επίσης εξαιρετικά σημαντικό η ομάδα σας να κάνει πραγματικά διαλείμματα. Μπορεί να μην αισθάνεστε ότι είναι «η καλύτερη στιγμή» για να επιτρέψετε μερικές ώρες άδειας ή για έναν υπάλληλο να αλλάξει χρονοδιάγραμμα, αλλά η πρόληψη της εξάντλησης αποτελεί προτεραιότητα εάν θέλετε να ευδοκιμήσετε στην άλλη πλευρά της πολυάσχολης δραστηριότητας.
Όταν οι άνθρωποι εργάζονται πολύ σκληρά κατά τη διάρκεια της περιόδου αιχμής, συχνά καταρρέουν κατά τη διάρκεια της αργής περιόδου. Αυτό σημαίνει ότι γίνεται λιγότερη δουλειά όταν είναι αργή, κάτι που μπορεί να συσσωρευτεί ξανά όταν είστε απασχολημένοι, κάτι που μπορεί να σας εμποδίσει να λειτουργήσετε με τη μέγιστη χωρητικότητα.
Όσο είναι δυνατόν, ενθαρρύνετε τα διαλείμματα (και κάντε τα μόνοι σας, αρκεί να τα παίρνει και η ομάδα σας), ώστε οι υπάλληλοι να έχουν χρόνο να ανανεωθούν όλο τον μήνα μέχρι να επανέλθουν τα πράγματα στο φυσιολογικό.
Βελτιστοποιήστε με λογισμικό
Μπορείτε επίσης να κάνετε τη δουλειά σας πολύ πιο εύκολη, βελτιστοποιώντας ορισμένες από τις πιο κουραστικές διαδικασίες, όπως ο προγραμματισμός και η χρέωση, με αυτοματοποιημένο λογισμικό. Παρόλο που θα πρέπει να προγραμματίσετε χρόνο για να ασχοληθείτε με τις χρεώσεις και άλλες εργασίες διαχειριστή, μπορεί να μην είναι ρεαλιστικό να αφιερώσετε τον ίδιο χρόνο κατά τη διάρκεια μιας πραγματικά πολυάσχολης εβδομάδας που θα κάνατε κατά τη διάρκεια μιας αργής εβδομάδας.
Μπορείτε να βοηθήσετε να μετριαστεί ένα μέρος του άγχους αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες ή χρησιμοποιώντας λογισμικό για να φέρει το μεγαλύτερο μέρος του βάρους για εσάς. Αυτό θα εξοικονομήσει χρόνο και ενέργεια για εσάς, τους υπαλλήλους και τους πελάτες σας, κάτι που θα διατηρήσει τη ροή της επιχείρησης όλο τον υπόλοιπο χρόνο.
Μεγιστοποιήστε τους αργούς μήνες
Τέλος, όχι μόνο χρειάζεται να προετοιμαστείτε για όταν τα πράγματα επιβραδύνουν ξανά (μπορεί να είναι σοκ να μεταβείτε από εξαιρετικά απασχολημένο σε εξαιρετικά αργό), αλλά πρέπει να αφιερώσετε χρόνο κατά τους αργούς μήνες σας για να χτίσετε μια γερή βάση για τους πολυάσχολους.
Ακόμα κι αν δεν έχετε μια παραδοσιακή «αργή» σεζόν, σχεδόν σίγουρα θα έχετε μερικές εβδομάδες όπου θα παρατηρήσετε πτώση στους αριθμούς των πωλήσεών σας. Ίσως είναι γύρω στις διακοπές, ίσως είναι στο αποκορύφωμα του καλοκαιριού. Το κλειδί εδώ είναι να δείτε αυτές τις ώρες ως τις κατάλληλες στιγμές για να ολοκληρώσετε μικρότερες εργασίες, να βάλετε το απόθεμά σας σε σειρά και να δημιουργήσετε ένα σχέδιο για το πώς να χειρίζεστε τα πράγματα όταν τα ξαναπάρουν.
Μπορείτε επίσης να εστιάσετε σε άλλα πράγματα, όπως η ανανέωση της εκπαίδευσης των εργαζομένων ή ακόμα και η εφαρμογή νέων στρατηγικών ή τεχνικών για να δημιουργήσετε περισσότερες επιχειρήσεις. Χρησιμοποιήστε αργούς μήνες ως ευκαιρία για ανάπτυξη, αλλά και για να προετοιμαστείτε ξανά για πότε αναπόφευκτα έρχεται αυτή η επιχείρηση.
Τελικές σκέψεις
Είναι σημαντικό να αναγνωρίζετε πότε τα πράγματα αρχίζουν να ξεπερνούν τον συνηθισμένο φόρτο εργασίας σας και να γνωρίζετε τα όριά σας.
Εάν υπάρχουν στιγμές που είστε τόσο απασχολημένοι που δεν μπορείτε να κάνετε ένα διάλειμμα, οι εργαζόμενοί σας δεν μπορούν να ζητήσουν άδεια ή απορρίπτετε την επιχείρηση επειδή απλά δεν μπορείτε να το χειριστείτε, σκεφτείτε να προσλάβετε εργαζομένους για να καλύψετε τα κενά.
Ποτέ δεν θέλετε να φτάσετε σε ένα οριακό σημείο, οπότε βεβαιωθείτε ότι το γνωρίζετε σημάδια εξουθένωσης. Όταν μπορείτε, επωφεληθείτε από την τεχνολογία και την εξωτερική βοήθεια για να κάνετε τη δουλειά σας πιο εύκολη, ώστε να μην χρειαστεί να φτάσετε ποτέ σε αυτό το σημείο.
