Πόσο σημαντικό είναι για τις μικρές επιχειρήσεις να εξοικονομούν χρήματα; Πολύ, βλέποντας πόσο χοντρικά ο νούμερο ένα λόγος Οι μικρές επιχειρήσεις αποτυγχάνουν οφείλεται σε προβλήματα ταμειακών ροών.
Αλλά η εξοικονόμηση χρημάτων είναι πιο εύκολο να ειπωθεί παρά να γίνει. Οι μικρότερες εταιρείες μπορεί να χρειαστεί να σταθμίσουν τις επιλογές τους μεταξύ της απόλυσης αγαπημένων υπαλλήλων για να μειώσουν το κόστος ή της προσπάθειας να δημιουργήσουν γρήγορα νέες επιχειρήσεις για να καλύψουν τα αυξανόμενα έξοδα.
Ενώ η λήψη αποφάσεων σχετικά με τις ταμειακές ροές δεν είναι ποτέ εύκολη, υπάρχουν ορισμένα πράγματα που μπορούν να κάνουν οι μικρές επιχειρήσεις καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους για να εξοικονομήσουν μεγάλες δαπάνες. Το να καταλάβετε ποιοι τομείς της επιχείρησης καταναλώνουν τα περισσότερα χρήματα και πώς να κάνετε τις απαραίτητες τροποποιήσεις πριν αντιμετωπίσετε μια οικονομική κρίση είναι η μισή μάχη.
Έχοντας αυτό κατά νου, ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους οι μικρές επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών πεδίου μπορούν να εξοικονομήσουν χωρίς να θυσιάσουν πολύ χρόνο, ενέργεια ή υπαλλήλους.
Έξοδα αποστολής τεχνολογίας πεδίου
Ένας τομέας με τον οποίο πρέπει να αντιμετωπίσουν οι επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών πεδίου και με τον οποίο δεν αντιμετωπίζουν άλλες μικρές επιχειρήσεις είναι η ανάγκη να στείλουν τεχνικούς υπηρεσίας πεδίου για να συναντήσουν πελάτες και να εκτελέσουν εργασίες επιτόπου.
Οι εργαζόμενοι στο χωράφι συγκεντρώνουν κόστος πιο γρήγορα από εκείνους που κάθονται γύρω από το γραφείο λόγω πρόσθετων εξόδων για τον χρόνο οδήγησης, τον εξοπλισμό κ.λπ. Γι’ αυτό είναι σημαντικό να ρίξετε μια ματιά στις απώλειες χρόνου που υφίστανται οι τεχνικοί που αποστέλλονται στο πεδίο για να δείτε πού διολισθαίνουν τα χρήματα.
Προσέξτε τον υπερβολικό χρόνο του παρμπρίζ. Ο χρόνος παρμπρίζ είναι ο χρόνος που περνούν οι τεχνικοί μετακομίζοντας από τη μια τοποθεσία στην άλλη, είτε από το γραφείο ή το κατάστημα στην τοποθεσία ενός πελάτη είτε από τη μια τοποθεσία πελάτη στην άλλη. Ανάλογα με τον αριθμό των κλήσεων υπηρεσίας που απευθύνει η τεχνολογία, ο χρόνος μπορεί να αυξηθεί γρήγορα. Η προσεκτική παρακολούθηση των ωρών που δαπανώνται στο δρόμο μπορεί να βοηθήσει στην ελαχιστοποίηση αυτής της επιβάρυνσης. Η χρήση της τεχνολογίας GPS για την εύρεση των πιο γρήγορων διαδρομών προς τοποθεσίες ή ο προγραμματισμός των αλληλεπιδράσεων με τους πελάτες για την ίδια ημέρα ή ώρα μπορεί να συμβάλει στην ελαχιστοποίηση του χρόνου που πηγαίνει πέρα δώθε από το γραφείο στο πεδίο, εξοικονομώντας αμέτρητες ώρες κάθε μήνα.
Αξιολογήστε περισσότερες καταστάσεις μέσω τηλεφώνου. Μερικές φορές οι τεχνικοί πεδίου αποστέλλονται σε κλήσεις όπου το πρόβλημα επιλύεται γρήγορα. Αν και αυτό είναι καλό νέο για τον πελάτη, μπορεί να προσθέσει επιπλέον ώρες παρμπρίζ (και ανθρωποώρες γενικά) για την επιχείρησή σας, κάτι που μπορεί να μειώσει τα κέρδη. Εάν είναι δυνατόν, προσπαθήστε να αντιμετωπίσετε περισσότερα ζητήματα μέσω τηλεφώνου πρώτα πριν στείλετε τεχνικούς για να βεβαιωθείτε ότι το πρόβλημα δεν μπορεί να επιλυθεί με άλλο τρόπο.
Διορθώστε το πρόβλημα με την πρώτη επίσκεψη. Το να χρειάζεται να επιστρέφετε επανειλημμένα στην τοποθεσία ενός πελάτη για να επιλύσετε ένα πρόβλημα δεν είναι μόνο απογοητευτικό για τον πελάτη, αλλά σημαίνει περισσότερο χρόνο που αφιερώνεται στο δρόμο. Αν και πιθανότατα δεν θα μπορείτε να επιλύσετε το 100% των ζητημάτων πελατών με την πρώτη επίσκεψη, η εκπαίδευση των εργαζομένων να εντοπίζουν προβλήματα κατά την πρώτη επίσκεψη και να τα επιλύουν γρήγορα μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε λειτουργικά έξοδα καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Επιπλέον, οι ευχαριστημένοι πελάτες είναι πάντα καλοί για το τελικό αποτέλεσμα.
Κόστος εργαζομένων
Ωστόσο, οι τεχνικοί δεν είναι οι μόνοι εργαζόμενοι που εμπλέκονται στην επιχείρησή σας. Η ομαλή λειτουργία του διοικητικού τέλους της επιχείρησής σας απαιτεί πολύ εργατικό δυναμικό και τα θέματα μισθοδοσίας μπορεί να είναι μεγάλη ανησυχία για μικρές ή οικογενειακές εταιρείες.
Συχνά η βασική λύση για εξοικονόμηση κόστους σε περιόδους κρίσης είναι η απόλυση εργαζομένων, αλλά αυτή δεν είναι πάντα η καλύτερη ή η πιο οικονομική λύση μακροπρόθεσμα. Στην πραγματικότητα, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε καθ ‘όλη τη διάρκεια του έτους για να βεβαιωθείτε ότι δεν χρειάζεται να γράψετε κανένα ροζ ολίσθημα όταν οι καιροί δυσκολεύουν.
Εργαστείτε με έκτακτους υπαλλήλους κατά τους πολυάσχολους μήνες. Η πρόσληψη προσωρινών ή έκτακτων εργαζομένων για πολυάσχολους μήνες μπορεί να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τον φόρτο εργασίας. Το καλύτερο μέρος είναι ότι δεν χρειάζεται να συνεχίσετε να τους πληρώνετε μόλις αρχίσουν να πέφτουν οι θέσεις εργασίας και δεν συνοδεύονται από τα πρόσθετα έξοδα που έχουν οι εργαζόμενοι πλήρους απασχόλησης, όπως μισθοί, φόροι, ασφάλιση, υγειονομική περίθαλψη ή άλλα οφέλη που μπορεί να προστεθεί με την πάροδο του χρόνου. (Παρεμπιπτόντως, γράψαμε επίσης για τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της πρόσληψης εργαζομένων εδώ).
Αναθέστε εργασίες που δεν χρειάζεται να γίνουν εσωτερικά. Κάθε εργασία που πρέπει να ολοκληρώσετε δεν πρέπει να γίνεται από κάποιον στο γραφείο σας. Οι μισθοί και άλλα έξοδα που σχετίζονται με τους υπαλλήλους αποτελούν συχνά το μεγαλύτερο μέρος του προϋπολογισμού μιας μικρής επιχείρησης, αλλά η εξωτερική ανάθεση ορισμένων εργασιών, όπως το μάρκετινγκ, η εξυπηρέτηση πελατών, η λογιστική και η τιμολόγηση μπορεί να βοηθήσει στην εξοικονόμηση χρημάτων. Και αν αντιμετωπίσατε προβλήματα με τα χρήματα, μπορείτε πάντα να βρείτε έναν φθηνότερο τρίτο πάροχο ή να μετακινήσετε αυτές τις εργασίες προσωρινά εντός της εταιρείας σας, χωρίς να χρειάζεται να απολύσετε κανέναν από την ομάδα σας.
Μειώστε τον περιττό χρόνο των εργαζομένων. Θα μπορούσατε επίσης να εξετάσετε το ενδεχόμενο να αναθέσετε σε εξωτερικούς συνεργάτες αρκετά τη λειτουργία σας, έτσι ώστε η ομάδα πλήρους απασχόλησης να μπορεί να πάρει περισσότερο χρόνο άδειας, γεγονός που εξοικονομεί έξοδα μισθοδοσίας. Μια τετραήμερη εβδομάδα εργασίας, για παράδειγμα, όχι μόνο έχει πλεονεκτήματα εξοικονόμησης κόστους, αλλά έχει επίσης αποδειχθεί ότι βελτίωση της παραγωγικότητας. Φυσικά, μπορεί να μην είναι πρακτικό για κάθε επιχείρηση παροχής υπηρεσιών υπαίθρου να λειτουργεί μόνο τέσσερις ημέρες την εβδομάδα. Αλλά, αν αυτή είναι μια ελκυστική ιδέα, θα μπορούσατε πάντα να έχετε το προσωπικό να εναλλάσσεται (εργάζεται μόνο τέσσερις ημέρες η καθεμία) για να καλύψει τον απαιτούμενο χρόνο και να αναθέσει εργασίες που πρέπει να διεκπεραιωθούν 24-7.
Κόστος τεχνολογίας
Εκτός από τους ανθρώπους, ο άλλος τομέας της επιχείρησής σας που μπορεί να σας κοστίσει είναι η τεχνολογία – ή σε αυτήν την περίπτωση, η έλλειψή της. Η τεχνολογία για τον κλάδο των υπηρεσιών επί τόπου έχει σχεδιαστεί για να εξοικονομεί χρόνο και χρήμα τόσο για εσάς όσο και για τους πελάτες σας, επομένως η μη εκμεταλλεύσιμη τεχνολογία που έχετε στη διάθεσή σας θα σας φέρει σε μειονεκτική θέση.
Ακολουθούν μερικοί τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την τεχνολογία για να μειώσετε τα έξοδα και να κάνετε εσάς, τους υπαλλήλους σας και τη ζωή των πελατών σας πιο εύκολη.
Αυτοματοποιήστε τη χρέωση και την τιμολόγηση. Εάν δεν αναθέτετε τις λογιστικές σας εργασίες σε τρίτους, σκεφτείτε να αυτοματοποιήσετε όσο το δυνατόν μεγαλύτερο μέρος της διαδικασίας. Μας πύλη πελατών, για παράδειγμα, έχει σχεδιαστεί για να βοηθά τον πελάτη να πληρώνει γρήγορα τα τιμολόγιά του χωρίς να χρειάζεται να βασιστεί σε τηλεφωνική κλήση από το προσωπικό σας για να του το υπενθυμίσει. Εάν το προσωπικό σας σπαταλά χρόνο για την παρακολούθηση τιμολογίων, σκεφτείτε να μεταβείτε στην αυτοματοποίηση και να αφήσετε το ανθρώπινο δυναμικό μόνο για τις πιο δύσκολες περιπτώσεις.
Μειώστε τα απόβλητα χαρτιού. Ένας άλλος τρόπος με τον οποίο οι εταιρείες χάνουν χρήματα κάθε χρόνο είναι μέσω της σπατάλης χαρτιού. Στην πραγματικότητα, τα έντυπα, τα τιμολόγια και τα αρχεία μπορεί να σας κοστίσουν χιλιάδες δολάρια χωρίς να το καταλάβετε. Η μετάβαση σε ηλεκτρονικές φόρμες, διαδικασίες προγραμματισμού και χρέωσης μπορεί να συμβάλει στην ελαχιστοποίηση αυτού του κόστους και στη μείωση των ετήσιων εξόδων γραφείου σας. (Έχουμε γράψει επίσης για το τεράστιο κόστος των διαδικασιών χαρτιού εδώ).
Μειώστε τα χρήματα που δαπανώνται για άλλα απαραίτητα για το γραφείο. Υπάρχουν πολλές άλλες δαπανηρές διαδικασίες που μπορεί να αντικαταστήσει η τεχνολογία για να σας εξοικονομήσει χρήματα. Χρησιμοποιώντας Skype ή Google Voice αντί για σταθερό μπορεί να σας εξοικονομήσει εκατοντάδες δολάρια. Google Drive μπορεί να σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε αρχεία ηλεκτρονικά (δωρεάν) χωρίς να χρειάζεται να σπαταλάτε χώρο γραφείου σε χάρτινα αρχεία. Όσο πιο δωρεάν ή σχεδόν δωρεάν τεχνολογία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στη θέση των παραδοσιακών εργαλείων, τόσο περισσότερα χρήματα μπορείτε να εξοικονομήσετε μακροπρόθεσμα.
Τελικές σκέψεις
Εάν δεν είστε σίγουροι ποιες διαδικασίες (ή άτομα) σας κοστίζουν τα περισσότερα χρήματα, ξεκινήστε να παρακολουθείτε πράγματα όπως εργατοώρες, χρόνο παρμπρίζ και άλλα έξοδα γραφείου (κόστος χαρτιού, τηλεφώνου κ.λπ.) που μπορεί να επηρεάσουν τον προϋπολογισμό σας .
Στο τέλος των πραγμάτων, κοιτάξτε πού συμβαίνουν οι επιβραδύνσεις. Οι τεχνικοί του πεδίου ξοδεύουν πολύ χρόνο πηγαινοερχόμενοι μεταξύ τοποθεσιών; Θα μπορούσε ο προγραμματισμός να το διορθώσει αυτό; Ή μήπως επαναλαμβάνουν δουλειές που θα μπορούσαν να είχαν τελειώσει την πρώτη φορά και απλά χρειάζονται καλύτερη εκπαίδευση ή εξοπλισμό;
Από την τεχνολογική πλευρά των πραγμάτων, εξετάστε τις διαδικασίες που θα μπορούσαν να αντικατασταθούν με φθηνότερα διαδικτυακά εργαλεία ή εξετάστε το ενδεχόμενο να αναθέσετε εργασίες που δεν χρειάζεται να εκτελούνται από το προσωπικό σας πλήρους απασχόλησης. Όσο περισσότερη βοήθεια μπορείτε να λάβετε από το εξωτερικό, τόσο πιο χαρούμενη (και λιγότερο δαπανηρή) θα είναι η ομάδα σας στο εσωτερικό.
